松江・出雲の経営者の方、在宅ワークの導入を検討していませんか?

新型コロナ感染拡大に伴い、在宅勤務(リモートワーク)、テレワークに関心が高まってきています。
あなたの会社ではいかがでしょうか?

島根県では感染者がいないと言われているとはいえ、発見されていないだけかもしれません。このまま感染が拡大していけば、地方でも在宅勤務の流れがやってくる可能性はゼロではありません。

そうした時代の流れを察知して、今のうちからリモートワークやテレワークの導入の準備を進めておくことは、経営者の務めなのかもしれません。

しかし、これまで会社に出社して仕事をすることに慣れている方や、パソコンやスマホなどが苦手な方は「何をすればいいかわからない」という状態かもしれません。

そこで、松江市でWEB屋をやっている弊社に、何かできることはないかと考えるようになりました。

こんなお悩みがありませんか?

  • リモートワークを導入したいけどどうすればいいかわからない
  • 社員やアルバイトを在宅で勤務できるように仕組み化したい
  • 出社しなくても社員同士がコミュニケーションを取れるようにしたい
  • リモートワークを導入したいけどコストはあまりかけたくない
  • リモートワークのやり方を教えてほしい

このようなお困りごとがあれば、弊社がお役に立てると思います。株式会社フューチャイズムでは、リモートワーク導入をお手伝い(コンサル・設置代行)させていただきます。

リモートワークは導入したいけど、なんだか抵抗感があるという経営者の方は多いです。その理由のほとんどは「やり方がわからない」「設定等が難しそう」「何から始めたらいいかわからない」というものだと思います。

そうした面倒くさい作業を代わりにやってくれる人をお探しではありませんか?

リモートワークとは

リモートワーク(テレワーク)とは、ICT(情報通信技術)を活用して、時間や場所を有効活用できる柔軟な働き方のこと。

業種によってはリモートワークが難しいケースもありますが、スクールビジネス、教育関連、オフィスワーク等、在宅や遠隔でお仕事ができる業種の方であればリモートワークの導入は可能です。

コストをかけないリモートワークのやり方

リモートワークの導入は実はそんなに難しいものではありません。

パソコンやスマホの扱いに慣れている人なら、誰でも始めることができます。では、どういった準備が必要なのかを解説していきます。

必要な道具

パソコン

リモートワークに必要な道具といえば「パソコン」です。会社のノートパソコンを持ち出せるのであればそれを使っても問題はないでしょう。持ち出しができない場合は、社員所有のパソコンを用意してもらうか、社員が持っているパソコンを使うかなど話し合いが必要になると思います。

WEB会議などをする場合、パソコンにカメラが内蔵されていない場合は、「WEBカメラ」を設置する必要があります。(電気屋さんで2,000円以内で購入できます。)また、当然ですがパソコンをインターネットに繋げるために、Wifi環境を整えておくということも忘れずに。

必要なツール

オンライン会議

次に、リモートワークに必要なのが「コミュニケーションツール」です。リモートワークではメールでやり取りをするよりも、チャットの方がレスポンスも早く、チームで情報を共有しやすいです。おすすめは「ChatWork」というツールです。

LINEでもできなくはありませんが、ChatWorkのほうが拡張性があります。

また、チャットでなく会話でやり取りがしたい場合は、オンライン会議ができる「ZOOM」というビデオツールが便利です。

携帯やスマホでは通話料がかかりコストがかかりますし、画面共有や複数人での会話はできませんが、ZOOMなら複数人で同時に会話ができたり、画面を共有したり、録画ができたりなど様々な機能があります。

ひとまず、リモートワークを導入するには、これらの道具とツールがあれば始めることができます。(ChatWork・ZOOMは無料で利用可能です)

時間管理のルールを決める

リモートワークを導入する際に、必ず取り決めておかなければならないのが時間のルールです。

  • 始業・就業時間
  • 休憩時間
  • 勤務をしてはいけない時間
  • 欠勤になるときの基準
  • 休日

リモートワークの場合、始業時間や就業時間の管理に不安を覚えると思いますので、このあたりをしっかりと事前に社内で話し合っておかなければなりません。「何時から仕事開始」と決めるのが難しい場合は、○時〜○時の間は勤務時間として、その時間内で○時間働く、のようなルールを決め、始業・就業時間は社員に任せるなど。

一日の最低勤務時間を決めておくと良いでしょう。

報告のルールを決める

リモートワークを成功させるためには「報告のルール」を徹底する必要もあります。

毎日、就業時に「今日は何時〜何時まで働いたか、何時間働き、何を行ったか」を会社(社長or管理者)に報告をします。リモートワークは実際に働いている姿が見えないので、不安になりますが、細かい報告のルールさえあればある程度安心できます。

このアウトプットが抜けていると、誰がどの仕事をどこまで進めたかが不透明になるため、必ず決めておきましょう。タイムカードがない分、社員と社長のコミュニケーションを蜜に行うことで、出社しているときよりも関係性が良くなるケースもあります。

費用負担のルールを決める

そして、リモートワークをする上で忘れてはならないのが費用の負担についてです。例えば、自宅で仕事をする場合、パソコン代、通信費やツール等の利用料、光熱費などを会社が負担するのかどうかという問題が発生する場合があります。

パソコンを持っていない社員の場合、会社のパソコンを持ち出せない場合は会社が支給し、それ以外の通信費や光熱費は本人が負担、代わりにリモートワーク手当を出すなど、予め費用の負担について話し合っておくべきでしょう。

ツールやソフトの設定はお任せください

リモートワークのサポートならお任せください!

ここまでお読みいただき、リモートワークに必要なものは把握できたと思います。しかし、パソコン周辺の設定方法などがわからないから、導入したいけどどうしよう…と思われている方もいると思います。そこで、弊社ではリモートワークのツールの導入、設定のサポートをさせていただきます。

ChatWorkやZOOMの導入は、社員全員分をしなければなりません。

しかし、中にはパソコンを触れない、社内にインターネットに詳しい人材がいないなど、根本的な問題で悩んでおられる方もいると思います。ただ、今後コロナウイルスの感染が拡大していけば、リモートワークの導入は必然になる時代がやってくるかもしれません。

そうなる前に準備をしておきたいという方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。あなたの会社に出張して、必要な設定をサポートさせていただきます。

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